Hệ thống POS là gì? Cách thức hoạt động của nó như thế nào

Hệ thống POS là gì? Cách thức hoạt động của nó như thế nào? POS được biết đến như một giải pháp tối ưu giúp quản lý bán hàng một cách vô cùng hiệu quả. Sự hữu ích của POS như giảm thiểu gánh nặng về quản lý tiền tệ, kho hàng hóa, kiểm soát nhân viên… đã khiến cho các chủ doanh nghiệp bán lẻ và thực phẩm áp dụng hệ thống POS trở nên ngày càng phổ biến hơn.

Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS là gì? POS (Point of Sale) là viết tắt của điểm bán hàng, địa điểm hoặc thời gian hoàn thành giao dịch bán hàng. Hệ thống POS bán hàng là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng để xử lý các giao dịch bán hàng.

POS giúp đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách sử dụng công nghệ để xử lý đơn đặt hàng, thanh toán, in hóa đơn… Hiện nay, POS thường được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp bán lẻ và ngành thực phẩm (F&B)

Làm thế nào để một hệ thống POS hoạt động tại một doanh nghiệp nhỏ?

Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán từ khách hàng và theo dõi doanh số bán hàng. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng quy trình thiết lập có thể hoạt động theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn bán hàng trực tuyến, có mặt tiền cửa hàng thực tế hay cả hai.

Hệ thống điểm bán hàng đề cập đến máy tính tiền tại cửa hàng. Ngày nay, các hệ thống POS hiện đại hoàn toàn là kỹ thuật số, có nghĩa là bạn có thể đăng ký với khách hàng của mình mọi lúc mọi nơi. Tất cả những gì bạn cần là ứng dụng POS và thiết bị hỗ trợ internet, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc điện thoại.

Vậy hệ thống POS làm gì? Thông thường, nó hoạt động như thế này?

Một khách hàng quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nếu bạn có một cửa hàng thực tế, họ có thể yêu cầu nhân viên bán hàng gọi cho họ. Cộng tác viên đó có thể sử dụng máy quét mã vạch để tra cứu giá của mặt hàng. Một số hệ thống POS, chẳng hạn như Square Point of Sale, cũng cho phép bạn quét các mặt hàng một cách trực quan bằng máy ảnh trên thiết bị của mình. Đối với các cửa hàng trực tuyến, bước này xảy ra khi khách hàng hoàn tất việc thêm các mặt hàng vào giỏ hàng của họ và nhấp vào nút thanh toán.

Hệ thống POS của bạn tính toán giá của mặt hàng, bao gồm mọi khoản thuế bán hàng. Sau đó, hệ thống cập nhật số lượng hàng tồn kho để cho biết rằng mặt hàng đó đã được bán.

Khách hàng của bạn trả tiền. Để hoàn tất giao dịch mua hàng, khách hàng của bạn sẽ phải sử dụng thẻ tín dụng, thẻ nhấn, thẻ ghi nợ, điểm khách hàng thân thiết, thẻ quà tặng hoặc tiền mặt để thực hiện thanh toán. Tùy thuộc vào loại thanh toán họ chọn, ngân hàng của khách hàng sau đó phải cho phép giao dịch.

Giao dịch tại điểm bán hàng được hoàn tất. Đây là thời điểm bạn chính thức bán hàng. Thanh toán được thực hiện, biên lai kỹ thuật số hoặc bản in được tạo và bạn vận chuyển hoặc giao cho khách hàng của mình những mặt hàng họ đã mua.

Hệ thống POS thường bao gồm những loại phần cứng và phần mềm nào?

Mọi hệ thống POS đều sử dụng phần mềm POS, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần phần cứng POS.

Nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến, thì tất cả hoạt động bán hàng của bạn diễn ra trên trang web của bạn, vì vậy bạn không cần phần cứng POS để giúp bạn chấp nhận thanh toán. Nhưng nếu bạn có một quán cà phê, bạn có thể cần một sổ đăng ký và một đầu đọc thẻ tín dụng. Nếu bạn vận hành một xe bán đồ ăn, bạn có thể chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng để xử lý các đơn đặt hàng.

Tìm một POS được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp của bạn

Cho dù bạn điều hành một nhà hàng, bán hàng hóa bán lẻ hay cần một POS đa năng cho bất kỳ điều gì sắp tới, Square đều có các tùy chọn để hỗ trợ giai đoạn tiếp theo của bạn.

Dưới đây là danh sách các loại phần cứng và phần mềm POS phổ biến, có thể giúp bạn tính toán tổng chi phí cho hệ thống POS của mình. Hãy nhớ rằng những gì bạn cần phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn.

Các loại phần cứng POS phổ biến

Phần cứng POS cho phép bạn chấp nhận thanh toán. Nếu bạn đang có một hệ thống POS mới, bạn nên đảm bảo rằng nó chấp nhận tất cả các hình thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng (đặc biệt là thẻ chip ) và thanh toán di động. Nếu nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hệ thống POS của bạn cũng nên in biên lai, cất tiền mặt trong ngăn kéo đựng tiền và quét mã vạch. 

Danh sách phần cứng này có thể giúp bạn bắt đầu khi đánh giá các tùy chọn thiết lập POS của mình.

• Đăng ký : Một sổ đăng ký giúp bạn tính toán và xử lý giao dịch của khách hàng.
• Thiết bị được kết nối, chẳng hạn như iPad hoặc máy tính bảng khác : Thiết bị di động có thể là một lựa chọn thay thế tốt cho màn hình. Máy tính bảng có thể được dựng lên bằng giá đỡ, cho phép nhóm của bạn bấm giờ vào và ra.
• Đầu đọc thẻ tín dụng : Đầu đọc thẻ cho phép khách hàng của bạn thanh toán an toàn bằng thẻ tín dụng khi ở trong cửa hàng, cho dù đó là thông qua thanh toán không tiếp xúc như Apple Pay, thẻ chip hay thẻ sọc từ (magstripe).
• Ngăn kéo đựng tiền : Ngay cả khi bạn chấp nhận thanh toán không tiếp xúc, bạn vẫn có thể cần một nơi an toàn để giữ tiền mặt của mình. Phần mềm POS được kết nối với ngăn kéo đựng tiền có thể giảm thiểu gian lận bằng cách theo dõi chính xác thời điểm ngăn kéo được mở.
• Máy in hóa đơn : Biên lai giấy cho khách hàng thấy chính xác những gì họ đã mua, khi họ mua và số tiền họ đã thanh toán.
• Máy quét mã vạch : Máy quét mã vạch đọc chi tiết sản phẩm của mặt hàng để bạn có thể gọi cho mặt hàng đó. Đây cũng có thể là một cách nhanh chóng để kiểm tra lại giá, mức tồn kho và các chi tiết khác.

Các tính năng phổ biến của phần mềm POS

Phần mềm POS giống như trung tâm chỉ huy của bạn. Ở cấp độ cơ bản, nó cho phép bạn tìm các mục trong thư viện của mình và tăng doanh số bán hàng. Các giải pháp điểm bán hàng mạnh mẽ hơn cũng có các công cụ hữu ích như báo cáo bán hàng, phần mềm thu hút khách hàng, quản lý hàng tồn kho, v.v. Hệ thống POS cũng đảm nhiệm việc định tuyến tiền vào tài khoản ngân hàng của bạn sau mỗi lần bán hàng.

Một số giải pháp POS, chẳng hạn như Square, bao gồm các tính năng bên dưới. Các hệ thống khác có thể yêu cầu bạn sử dụng phần mềm bên ngoài để có được các tính năng bạn cần. Tìm hiểu thêm về cách Square so sánh với các hệ thống POS khác.

Xử lý thanh toán

Xử lý thanh toán là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống POS. Mỗi khi khách hàng mua một mặt hàng, hệ thống POS của bạn sẽ xử lý giao dịch.

Có một số loại thanh toán khác nhau mà hệ thống POS có thể chấp nhận:

• Tiền mặt
• Thanh toán trực tuyến an toàn thông qua trang web Thương mại điện tử của bạn
• Thẻ tín dụng Magstripe, là những thẻ mà bạn quẹt
• Thẻ chip, là thẻ tín dụng có gắn chip
• Thanh toán không tiếp xúc, có thể bao gồm thẻ không tiếp xúc mà khách hàng chạm vào hoặc ví di động (ví dụ: Google Pay hoặc Apple Pay)
• Giao dịch không xuất trình thẻ, xảy ra khi khách hàng của bạn và thẻ tín dụng của họ không thực sự ở trước mặt bạn, vì vậy bạn phải nhập thông tin thẻ tín dụng của họ theo cách thủ công. Điều này cũng xảy ra khi khách hàng nhập chi tiết thanh toán của họ khi thanh toán trực tuyến.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi tất cả các sản phẩm của mình. Một số phần mềm kiểm kê tự động có thể kết nối với dữ liệu bán hàng của bạn và cho bạn biết khi một mặt hàng sắp hết.

Báo cáo POS

Báo cáo POS cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về số tiền bạn đang bán và kiếm được. Với các báo cáo rõ ràng, bạn có thể bán nhiều hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.

Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhóm cho bạn biết khi nào nhân viên của bạn đang làm việc và hiệu suất của họ. Nhóm của bạn cũng có thể sử dụng nó để bấm giờ vào và ra và một số loại phần mềm có thể cấp quyền để nhân viên có thể truy cập vào một số tác vụ nhất định.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Công cụ CRM được liên kết với phần mềm POS cho phép bạn xem những gì khách hàng đã mua và thời điểm họ mua. Kiến thức này giúp bạn cá nhân hóa hoạt động truyền thông, tiếp thị và dịch vụ khách hàng của mình.

Biên lai

Biên lai giúp xử lý tiền hoàn lại dễ dàng hơn vì có một dấu vết kỹ thuật số hoặc giấy được kết nối với mặt hàng đã mua. Họ cũng có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trông bóng bẩy hơn.

Hỗ trợ tiền bo

Đối với các nhà hàng và chuyên gia dịch vụ, tiền bo có thể là một phần quan trọng để được trả tiền. Các giải pháp POS cho phép khách hàng thêm tiền bo kỹ thuật số khi thanh toán, tăng khả năng họ sẽ bo.

Qua bài viết về Hệ thống POS là gì? Cách thức hoạt động của nó như thế nào? Kiemtien3s đã giải đáp cho các bạn những vấn đề có liên quan tới hệ thống Pos. Rất hy vọng thông qua bài viết này, các bạn sẽ tìm ra một hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp hay cơ sở kinh doanh của chính mình.