Với những ai hoạt động trong lĩnh vực Marketing, đặc biệt là vị trí Leader phải hiểu rõ được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông Marketing đối với một doanh nghiệp.

Có rất nhiều thách thức được đặt ra khiến các Marketer phải dành rất nhiều nghiên cứu để đưa ra giải pháp tốt nhất cho một chiến lược truyền thông hoàn hảo. Đừng lo lắng, những chia sẻ hữu ích của chúng tôi dưới đây sẽ giúp cho các bạn nhanh chóng tạo ra được một kế hoạch tiếp thị truyền thông hiệu quả. Bắt đầu ngay nhé!

Kế hoạch truyền thông Marketing là gì?

Kế hoạch truyền thông là bản tổng hợp thông tin bao gồm: mục tiêu, đối tượng, các phương án thực thi và công cụ truyền thông cho từng hạng mục / giai đoạn khác nhau.

Có thể nói rằng, kế hoạch truyền thông Marketing là một giải pháp giúp bạn quảng bá thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm mới đến công chúng. Mục đích chính là thu hút sự chú ý của những khách hàng tiềm năng quan tâm đến doanh nghiệp bạn và chuyển đổi thành khách hàng trung thành.

Kế hoạch truyền thông là bản tổng hợp thông tin cùng các phương án thực thi chi tiết để quảng bá thương hiệu và sản phẩm đến công chúng

Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch PR Marketing?

Một chiến lược PR Marketing hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:

• Lập kế hoạch PR chi tiết sẽ giúp bạn định hướng rõ những công việc cân phải làm, giảm thiểu những sự cố không mong muốn, xác định nguồn nhân lực phù hợp cũng như tránh lãng phí tiền bạc đầu tư.
• Thông qua chiến lược truyền thông, doanh nghiệp sẽ đánh giá mức độ hiệu quả, những điểm hạn chế cần khắc phục để cải thiện các chiến lược PR Marketing về sau tốt hơn.
• Lập kế hoạch PR còn giúp doanh nghiệp dự đoán những thay đổi trên thị trường trong thời gian sắp tới và tìm ra giải pháp ứng phó phù hợp.

Ứng dụng mô hình SMCRFN khi lập kế hoạch truyền thông Marketing

Xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả là một nghệ thuật mà không phải Marketer nào cũng có thể thực hiện. Vì không có một quy chuẩn mẫu nào để mọi người có thể bắt chước.

Tùy vào từng môi trường, hoàn cảnh và mục tiêu của doanh nghiệp mà kế hoạch truyền thông sẽ mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả khác nhau. Do đó, bạn cần hiểu rõ mô hình SMCRFN dưới đây:

• S (Source/Sender – Nguồn): Yếu tố đầu tiên đến từ Cá nhân / Tổ chức sẽ phát kế hoạch truyền thông đến công chúng.
• M (Message – Thông điệp): Thông điệp chính muốn truyền tải đến khách hàng. Do đó, bạn cần sử dụng nội dung như thế nào để “hạ gục” họ nhanh nhất.
• C (Channel – Kênh): Lựa chọn các kênh truyền thông – nơi khách hàng tập trung nhiều nhất để thu hút họ.
• R (Receiver – Người nhận): Nghiên cứu và phân tích đối tượng mục tiêu: sở thích, hành vi, nhân khẩu học… để xây dựng chiến lược phù hợp nhất.
• F (Feedback – Phản hồi): Nên lắng nghe phản hồi, chia sẻ của khách hàng về thương hiệu, sản phẩm của bạn để khắc phục và cải thiện dịch vụ tốt hơn để “giữ chân” họ ở lại với doanh nghiệp lâu hơn.
• N (Noise – Nhiễu): Bạn cần lưu ý đến yếu tố này nhiều nhất, vì khi truyền tải thông điệp giữa sự cạnh tranh khốc liệt – những yếu tố xung quanh có thể khiến kế hoạch ban đầu của bạn đi lệch hướng.

Các công cụ PR quan trọng của chuyên gia Marketing

Dưới đây là các công cụ tuyệt vời mà các PR chuyên nghiệp cần nghiên cứu và ứng dụng tốt khi lập kế hoạch truyền thông Marketing:

Kênh Mạng xã hội

Các kênh truyền thông xã hội lớn có lượng người dùng tham gia “khủng” như: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn….là nơi tuyệt vời để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu, sản phẩm / dịch vụ và tiếp cận khách hàng mục tiêu dễ dàng.

Thêm vào đó, các trang mạng xã hội cho phép doanh nghiệp và các nhà báo theo dõi lẫn nhau, giúp tăng lưu lượng truy cập web cũng như kịp phản hồi các chỉ trích và những phản hồi tiêu cực => xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt người dùng.

Các kênh mạng xã hội được xem là công cụ tiếp thị PR tuyệt vời của mọi doanh nghiệp

Quảng cáo tạp chí

Một hình thức quảng cáo dưới dạy kể câu chuyện, tin tức hay các bài đánh giá trên báo chí. Vì báo chí “sở hữu” sự tín nhiệm từ độc giả rất cao, nên quảng cáo của bạn dễ dàng chiếm được lòng tin từ người xem.

Nhiều doanh nghiệp còn thuê các chuyên gia Digital Marketing, giúp doanh nghiệp tạo dựng các quảng cáo truyền hình hấp dẫn và ấn tượng để tạo chỗ đứng cho thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp trên truyền hình.

Xây dựng mối quan hệ với nhân viên

Nhiều doanh nghiệp chú trọng xây dựng văn hóa thương hiệu – mối quan hệ nhân viên chặt chẽ bằng cách chia sẻ nhiều thông tin giá trị, thúc đẩy nhân viên không ngừng sáng tạo và đóng góp công sức cho doanh nghiệp. Nếu thực hiện tốt, sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tăng năng suất làm việc và “giữ chân” các nhân tài giỏi để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông đại chúng

Các chiến lược PR Marketing tập trung vào việc truyền tải thông điệp trên các kênh truyền thông đại chúng nhằm quản lý hình ảnh thương hiệu và quảng bá sản phẩm / dịch vụ hiệu quả. Dưới đây là công cụ truyền thông đại chúng phổ biến mà bạn nên sử dụng:

Phát hành thông cáo báo chí

Mời đến các nhà báo, phóng viên đến tham quan trụ sở công ty / sự kiện trang trọng – một phương thức tuyệt vời giúp doanh nghiệp “gửi” đến họ những thông điệp tích cực về thương hiệu.

Thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng, doanh nghiệp dễ dàng thu hút sự quan tâm từ giới báo chí và kiểm soát chặt chẽ mọi thông tin mà họ viết về thương hiệu hay sản phẩm của mình.

Xây dựng mối quan hệ thân thiết với giới truyền thông, đặc biệt là các nhà báo hoạt động cùng lĩnh vực sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá tên tuổi theo hướng tích cực, tiếp cận người đọc và biến họ thành khách hàng của mình nhanh chóng.

Đăng bài viết

Bài viết là một phần không thể thiếu khi lập kế hoạch truyền thông Marketing. Doanh nghiệp có thể thông báo với khách hàng về dịch vụ / sản phẩm mới và tương tác với họ gần gũi hơn.

Đăng bài viết thường xuyên sẽ phản ứng cá tính thương hiệu với khách hàng cũng như thu hút họ quan tâm về doanh nghiệp bạn nhiều hơn từ những nội dung giá trị cao.

Tuy nhiên nên đăng bài viết với tần suất như thế nào thì đội ngũ Marketing phải dành thời gian nghiên cứu đối tượng mục tiêu, khung thời gian và số lượng bài đăng… sao cho phù hợp nhất.

Tổ chức sự kiện quảng bá

Các buổi sự kiện là cơ hội giúp doanh nghiệp thông báo về sự hiện diện thương hiệu, quảng bá dịch vụ / sản phẩm mới và đảm bảo truyền tải thông điệp chính xác đến khách hàng mục tiêu.

Dưới góc nhìn kinh doanh, sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp đối mặt và phản hồi những nghi ngại để củng cố và tạo niềm tin mạnh mẽ với khách hàng.

Một sự kiện được tổ chức chỉn chu và trang trọng từ mặt hình thức đến nội dung phong phú sẽ dễ dàng gây ấn tượng đẹp và thu hút nhiều đối tượng mục tiêu quan tâm đến chiến dịch PR Marketing.

Có nhiều loại hình sự kiện như: họp báo công bố những điểm mới, triển lãm thương mại trong ngành dọc, sự kiện ra mắt, sự kiện tri ân CBNV / đối tác/ khách hàng… bạn cần nghiên cứu và lựa chọn thật kỹ dựa trên mục tiêu truyền thông và đối tượng mục tiêu của mình.

Tổ chức các chương trình sự kiện hấp dẫn sẽ thu hút nhiều nhà báo, người dùng tham gia

Thiết kế Catalogue và Ấn phẩm quảng cáo

Catalog hay Ấn phẩm quảng cáo được gửi qua email hoặc đưa tận tay khách hàng giúp họ hiểu rõ hơn về dịch vụ / sản phẩm của doanh nghiệp.

Lồng ghép hình ảnh / nội dung về sản phẩm, dịch vụ vào Ấn phẩm quảng cáo và Catalog – như một cách mô phỏng mọi hoạt động kinh doanh của thương hiệu sinh động và chân thật hơn. Nhờ vậy, khách hàng sẽ tin tưởng và muốn trải nghiệm dịch vụ của doanh nghiệp bạn.

Tạo các buổi trò chuyện gặp mặt

Nếu bạn được phát biểu tại một sự kiện lớn với rất nhiều khách hàng tiềm năng tham dự sẽ giúp định vị thương hiệu của bạn trên thị trường vững chắc, thậm chí trở thành đơn vị tiên phong trong lĩnh vực hoạt động.

Là một nhà lãnh đạo 4.0, bạn cần xây dựng danh tiếng bản thân như một chuyên gia hàng đầu ngành để nâng cao danh tiếng cũng như thu hút nhiều đối tác, khách hàng mới.

Tài trợ phát triển xã hội

Tài trợ phát triển xã hội và Quan hệ cộng đồng là chiến lược thông minh khi lập kế hoạch truyền thông Marketing. Hỗ trợ các hoạt động phi lợi nhuận sẽ xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện và đáng tin cậy hơn.

Thiết lập mối quan hệ gắn kết với các tổ chức xã hội tại địa phương giúp tăng mức độ ảnh hưởng của thương hiệu trong công chúng cũng như thu hút sự quan tâm từ những khách hàng tiềm năng tốt hơn.

Các bước lập kế hoạch tiếp thị truyền thông chuyên nghiệp

Dưới đây là các bước xây dựng chiến lược PR Marketing hoàn hảo mà chúng tôi đã đúc kết kinh nghiệm thực tiễn cũng như tham khảo những chia sẻ từ chuyên gia PR trong ngành. Bạn có thể tham khảo và áp dụng vào quy trình tiếp thị truyền thông của doanh nghiệp mình.

Phân tích tổng quát thị trường cạnh tranh

Bước này giúp bạn biết rõ vị trí của mình và những khó khăn phải đối mặt. Không phân tích tổng thể thị trường thì bạn rất khó để xây dựng một chiến lược PR đúng đắn.

Luôn ghi nhớ: “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng” – nghĩa là bạn phải xác định các đối thủ của mình là ai, họ đang làm gì. Có như vậy, bạn mới biết điểm mạnh – yếu của mình như thế nào để cạnh tranh với họ.

Phân tích thị trường cạnh tranh sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về hướng đi sắp tới của mình

Áp dụng theo mô hình SWOT, bạn sẽ thấy:

• Strengths and Weaknesses: Cung cấp cái nhìn tổng quan về khả năng, lợi thế của doanh nghiệp bạn.
• Opportunities and Threat: Giúp bạn bao quát toàn cảnh về môi trường bên ngoài.

Tiếp đến, bạn cần trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau:

• Đối thủ của bạn đang làm gì trong khoảng thời gian này?
• Đối thủ của bạn đã cung cấp giải pháp / chiến lược nào cho những vấn đề tương tự mà bạn đang gặp phải?
• Bối cảnh pháp luật liên quan đến vấn đề của bạn?
• Báo chí chính thống nói gì về thương hiệu, dịch vụ/sản phẩm hay vấn đề của bạn?
• Sự kiện đặc biệt (nếu có) liên quan đến chương trình của bạn?

Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông của các chiến dịch Marketing, các dự án hoặc các hoạt động xã hội có thể đo lường và đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.

Sau khi phân tích tổng quan về bối cảnh của thị trường cạnh tranh, bạn cần xác định mục tiêu PR rõ ràng để thu hút khách hàng tiềm năng. Đây là thời điểm tốt nhất bạn sử dụng “thần chú” SMART để lập kế hoạch truyền thông Marketing hiệu quả:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu càng chi tiết và dễ hiểu bao nhiêu thì khả năng nắm bắt vấn đề, đo lường chỉ số cũng như tiến hành thực hiện sẽ đạt kết quả cao hơn.
• M – Measurable (có thể Đo lường): Mục tiêu của bạn có thể đo lường thông qua những con số cụ thể.
• A – Actionable (Tính Khả thi): Bạn cần xem xét và cân nhắc khả năng có thể đạt được mục tiêu đó có quá sức với ngân sách / nguồn lực của mình hay không.
• R – Relevant (Sự Liên quan): Mục tiêu cá nhân (của lãnh đạo / leader) có liên quan đến sự phát triển trong lĩnh vực đang hoạt động và phù hợp với mục tiêu chung của công ty hay không.
• T – Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu): Các mục tiêu đề ra sẽ thực hiện trong thời hạn đã cam kết? Việc đặt ra cột mốc thời gian hoàn thành công việc cụ thể sẽ tạo áp lực đến mỗi cá nhân (có liên quan) để thúc đẩy họ hoàn thành công việc được giao đúng deadline.

=> Bước này sẽ giúp bạn xây dựng ấn tượng đậm sâu trong cộng đồng, nắm bắt xu hướng thị trường và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Thông qua đó, bạn có thể định hướng và diễn ra ý tưởng đúng mục tiêu và nhanh chóng đạt được kết quả như mong muốn.

Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu là những người bạn muốn truyền tải thông điệp đến họ. Điều quan trọng là bạn hãy nghiên cứu và xác định thật kỹ đối tượng muốn nhắm đến khi tạo danh sách nhóm khách hàng tiềm năng. Dựa vào đó, bạn mới có thể tạo nội dung và thông điệp phù hợp với những nhóm đối tượng.

• Nếu nhắm mục tiêu chung chung thì chiến dịch truyền thông của bạn sẽ thất bại vì từng nhóm người sẽ có mối quan tâm khác nhau.

Khi chia các nhóm mục tiêu riêng biệt, hãy thực hiện truyền thông nhắm vào những nhóm dễ tác động nhất. Thực hiện đo lường và phân tích dữ liệu trên thị trường sẽ giúp bạn xác định được đối tượng phù hợp để tiếp cận hiệu quả hơn.

Xác định đối tượng mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xây dựng nội dung, thông điệp phù hợp

Xây dựng thông điệp cần truyền tải

“Content is King” – để bán được hàng, bạn cần tạo nội dung siêu đỉnh để truyền tải thông điệp tốt nhất đến cộng đồng.

Thông điệp là những gì bạn muốn nói với người dùng để tạo ấn tượng tốt đẹp về thương hiệu của bạn ngay khi xuất hiện. Để tạo một thông điệp tuyệt vời, bạn cần chú ý:

• Cho người dùng biết bạn đang làm điều gì? Vì sao bạn lại làm việc đó?
• Truyền tải những điều độc đáo, mới mẻ và khác biệt so với những gì mà đối thủ đang làm.
• Nội dung phải phù hợp với mục tiêu của bạn.
• Thể hiện tất cả điểm mạnh của bạn đến với công chúng.

Chọn kênh truyền thông phù hợp

Cần chọn kênh truyền thông nào mà chúng ta có công chúng mục tiêu ở đó và tùy thuộc vào việc công chúng mục tiêu của chúng ta ở đâu. Có rất nhiều kênh truyền thông, mỗi kênh ta chỉ cần chọn ra 1 cái đại diện.

Tùy thuộc vào từng kênh truyền thông sử dụng như: blog, báo chí, tivi, mạng xã hội… kết hợp với mục tiêu, ngân sách và tính chất của chiến dịch mà kết quả mang lại hiệu quả hay không.

Tốt nhất, bạn cần xác định kênh truyền thông – nơi đối tượng mục tiêu tập trung nhiều nhất để tránh lãng phí ngân sách, công sức và thời gian thực hiện các chiến dịch quảng bá của bạn.

Lập kế hoạch PR chi tiết và ngân sách

Trong bước này, các hoạt động thực thi sẽ được lập kế hoạch chi tiết. Bạn cần mô tả sản phẩm nên ra mắt vào thời điểm nào, chi phí bao nhiêu… Việc xây dựng bảng kế hoạch PR cụ thể kèm với ngân sách hợp lý theo từng cột mốc triển khai.

Dựa vào những bước trên, bạn có thể suy tính xem xét thị trường cạnh tranh và hướng đi tốt nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.

Đo lường và báo cáo

Trong bước này, bạn cần tổng hợp tất cả dữ liệu và đúc kết kinh nghiệm hữu ích từ các chuyên gia trong ngành để tránh các sai sót không mong muốn xảy ra.

Với những chiến dịch đã triển khai, bạn cần phân tích và đo lường để biết rõ điểm thiếu sót ở đầu và khắc phục tốt nhất cho các chiến dịch sau.

Các chỉ số quan trọng bạn cần đo lường để đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:

• Tương tác với người dùng.
• Tần suất xuất hiện trên báo.
• Phản hồi của công chúng về chiến dịch của bạn.
• Đo lường các chỉ số tương tác với thương hiệu.

Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch PR hiệu quả

Để lập kế hoạch truyền thông Marketing hoàn hảo và mang lại kết quả tốt nhất, bạn hãy ghi nhớ 6 lưu ý quan trọng dưới đây:

Hiểu rõ sản phẩm / dịch vụ mới

Để tạo được bảng kế hoạch kinh doanh cụ thể, bạn cần nắm rõ chi tiết về sản phẩm / dịch vụ mới. Chỉ khi bạn là chuyên gia giỏi về lĩnh vực của mình mới có thể “đối đầu” với các đối thủ khác.

Tiếp đến, bạn cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để thấu hiểu điểm đau của họ và đưa ra giải pháp hữu ích để thúc đẩy họ hành động.

Miêu tả sản phẩm ngắn gọn và hấp dẫn

Giới thiệu sản phẩm là công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn và kỹ năng giao tiếp tốt. Không phải ai cũng sẵn lòng nghe bạn giới thiệu dài dòng về sản phẩm đâu.

Để thu hút sự chú ý của mọi người, bạn cần giới thiệu sản phẩm phải thật ấn tượng. Nội dung miêu tả phải ngắn gọn, súc tích nhưng đảm bảo truyền tải thông tin chính một cách khéo léo.

Tìm kiếm sự sáng tạo

Như chúng tôi đã nhấn mạnh nhiều lần ở trên, để lập kế hoạch truyền thông Marketing hiệu quả, bạn cần có sự sáng tạo và khác biệt trong cách quảng bá thương hiệu và sản phẩm trên các kênh truyền thông thì mới nhận được sự quan tâm của người dùng.

Kết nối thông điệp chặt chẽ

Mục đích chính của tiếp thị là truyền tải thông điệp quan trọng để đảm bảo khách hàng đều hiểu rõ bạn muốn nói gì. Chuỗi mắt xích quan trọng khi tạo chiến lược truyền thông hiệu quả: thông báo => giới thiệu => thu hút => tác động.

Xây dựng Hệ thống nhận diện thương hiệu nhất quán

Hệ thống hình ảnh được sử dụng xuyên suốt các chiến lược PR phải có sự nhất quan để tăng nhận diện thương hiệu và tiếp cận khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Đặc biệt, những hình ảnh đó thuộc doanh nghiệp của bạn – không copy từ đối thủ. Điều này sẽ tăng độ tin cậy trong mắt người dùng => thúc đẩy họ tìm hiểu và mua sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Triển khai kế hoạch PR trên nhiều kênh truyền thông khác nhau

Để khởi chạy PR Marketing đạt hiệu quả cao, bạn nên thử nghiệm A/B Testing trên nhiều kênh truyền thông khác nhau. Dựa vào kết quả thu được, bạn sẽ biết kênh nào tập trung nhiều đối tượng mục tiêu và hoạt động hiệu quả hơn để thực hiện chiến dịch.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về kế hoạch truyền thông Marketing là gì? cũng như các bước lập kế hoạch truyền thông Marketing cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến. Để tạo một kế hoạch PR chi tiết, đòi hỏi bạn phải thật sự kiên trì, học hỏi không ngừng và thử nghiệm liên tục để tìm ra kết quả.